Mir war schon lange klar, dass ich eindeutig eine Lerche bin. Also ein Mensch, der früh am Morgen aktiv ist und abends zeitig müde wird.
Ich arbeite am liebsten früh, wenn die Welt noch ruhig ist und die Gedanken klar sind. Dann fließt die Arbeit, Ideen entstehen fast von selbst, und gegen frühen Nachmittag merke ich: Jetzt ist Schluss. Mein Gehirn braucht dann eine echte Pause, Bewegung, frische Luft oder einfach Stille.
In einem Nebensatz meinte einmal jemand zu mir:
„In der Selbstständigkeit ist es ein Riesenvorteil, seinen Chronotyp zu kennen und Kund:innen oder Projekte zu wählen, die zu diesem Rhythmus passen.“
Was für ein Satz. Und ja, es stimmt.
Denn wenn du morgens am kreativsten bist und mit jemandem zusammenarbeitest, der abends aktiv ist, erschwert das schnell den Arbeitsflow.
Aber was gehört noch zu einem gut organisierten Arbeitstag?
1. Fokus statt Multitasking
Ständiges Switchen zwischen Aufgaben ist mein größter Produktivitätskiller. Unser Gehirn braucht rund 15–20 Minuten, um nach einem Themenwechsel wieder vollständig in den Fokus zu kommen.
Deshalb plane ich klare Zeitblöcke für einzelne Aufgaben. Innerhalb dieser Blöcke: keine E-Mails, keine Nachrichten, keine neuen Tabs.
Das ist manchmal nicht leicht einzuhalten, aber so bleibe ich konzentriert und erledige meine Aufgaben deutlich effizienter.
2. Pausen sind notwendig
Viele arbeiten ohne Pause durch, weil der Tag ihnen sowieso schon zu kurz vorkommt. Doch Studien zeigen: Regelmäßige Pausen von 20–30 Minuten fördern Konzentration, Kreativität und Erholung deutlich besser als seltene, lange Pausen.
Nach etwa 90 Minuten intensiver Arbeit sinkt die Leistungsfähigkeit messbar. Eine kurze Unterbrechung ist dann Gold wert. Daran darf ich mich selbst auch immer wieder erinnern.
3. Feste Arbeitszeiten und ein klarer Feierabend
Seit ich mir einen festen Arbeitsbeginn und einen festen Feierabend eingeplant habe, bin ich entspannter. Ich weiß, wann ich arbeite und wann nicht.
Ein bewusster Feierabend hilft mir, abzuschalten und die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit aufrechtzuerhalten. Und seien wir ehrlich: Wenn wir über unseren Belastungspunkt hinausgehen, kommt selten etwas wirklich Gutes dabei heraus.
4. Bewegung, Ernährung und Erholung
Ich kann nicht stillsitzen und muss mich bewegen. Zum Glück – denn es geht nicht allen so. Dabei gehören körperliche und mentale Leistungsfähigkeit eng zusammen. Schon 10 Minuten Bewegung zwischendurch fördern die Durchblutung und regen neue Ideen an.
Beim Essen bin ich manchmal etwas nachlässig. Aber auch hier gilt: Eine leichte Mahlzeit stabilisiert den Blutzuckerspiegel und damit deine Konzentration. Da kann ich auf jeden Fall noch etwas disziplinierter werden.
Schon seit meinem Studium schwöre ich auf Powernaps. Nicht nur, weil sie wissenschaftlich untersucht und empfohlen werden, sondern weil ich sie liebe.
Für mich sind sie die perfekte Unterbrechung des Tages: Der Moment, in dem ich mein Arbeitsleben kurz hinter mir lasse und mit dem Aufwachen in mein Privatleben starte.
Auch wenn nicht jede*r gern einen 20-minütigen Powernap hält, solltest du darauf achten, ausreichend Schlaf (7–8 Stunden) zu bekommen. Er ist die Grundlage für nachhaltige Produktivität.
5. Zeit ist dein wertvolles Kapital
Selbstorganisation bedeutet nicht, alles allein zu schaffen. Es bedeutet, bewusst mit deiner Energie umzugehen und zu wissen, wann du Unterstützung brauchst.
Wenn du spürst, dass dein Tag zu voll ist, dein Fokus schwindet oder du zu wenig Zeit für das Wesentliche hast: Gib Aufgaben ab.
Ich unterstütze dich dabei. Ob durch klare Backoffice-Prozesse, Podcast-Management oder Community-Betreuung – ich halte dir den Rücken frei, damit du wieder mehr Raum für deine Ideen hast.
Ich bin Susanne Ennis, deine virtuelle Assistentin und Partnerin für Backoffice, Community-Management und Podcast-Service. Nach 16 Jahren als Assistentin in einem internationalen Konzern habe ich mich selbstständig gemacht, um Einzel- und Kleinunternehmer dabei zu unterstützen, sich auf das zu konzentrieren, was sie wirklich lieben, während ich mich um den Rest kümmere.
Mein Fokus liegt auf:
• Backoffice & Organisation – damit deine Abläufe rundlaufen
• Podcast-Management – vom ersten Schnitt bis zur Veröffentlichung
• Community-Betreuung – für lebendige und authentische Interaktion
Deine nächsten Schritte:
Wenn du magst, nimm dir nach diesem Beitrag kurz Zeit und frag dich:
• Wann bist du am produktivsten – morgens, mittags oder abends?
• Welche zwei Aufgabenblöcke könntest du dir morgen fest einplanen?
• Wo könntest du Pausen bewusster einbauen?
• Welche Aufgaben rauben dir Energie und könnten an eine virtuelle Assistenz abgegeben werden?
Wenn du dir mehr Struktur, Fokus und Leichtigkeit in deinem Alltag wünschst, schreib mir gern oder schau dich auf meiner Website um. Ich freue mich auf den Austausch mit dir!