Los geht´s!
Du spielst mit dem Gedanken, eine Hula-Hoop-Convention auf die Beine zu stellen? Wunderbar! Ein Wochenende voller Kreativität, Flow, neuer Moves, inspirierender Menschen und einer großen Portion Spaß. Damit diese Idee Wirklichkeit werden kann, braucht es allerdings ein bisschen Planung. Mit der richtigen Organisation wird die Vorbereitung selbst schon Teil der Vorfreude. Also, fangen wir an:
1. Wann und wo? Die richtige Zeit und der perfekte Ort
Bevor es losgeht, solltest du dir überlegen, wann und wo deine Convention stattfinden soll. Achte darauf, dass dein Termin nicht mit anderen Events aus der Hula-Hoop-, Yoga-, Jonglage- oder Flow-Szene kollidiert, damit möglichst viele Interessierte teilnehmen können. Hier könnte dir der Hula Hoop Kalender von Anbelyn weiterhelfen: https://anbelyn.de/veranstaltungen/
Bei der Location gilt: Sie muss ausreichend Platz für die Teilnehmerzahl und genug Bewegungsfreiheit für Workshops bieten. Ideal sind Turnhallen, Tanzstudios oder große Veranstaltungsräume mit hohen Decken. Zusätzliche Aspekte wie Umkleidemöglichkeiten, ausreichende Toiletten und eine gute Erreichbarkeit sollten ebenfalls bedacht werden. Falls es einen Outdoor-Bereich gibt – wie wäre es mit einer kleinen Flow-Area unter freiem Himmel?
2. Unterkunft für Teilnehmer und Trainer
Falls die Veranstaltung in einer Location mit Übernachtungsmöglichkeit stattfindet, können Teilnehmer und Trainer direkt vor Ort bleiben – das sorgt für eine angenehme und gemeinschaftliche Atmosphäre. Findet die Convention in einer Halle oder einem anderen Veranstaltungsort ohne Schlafmöglichkeit statt, sollten nahegelegene Unterkünfte recherchiert und den Teilnehmern frühzeitig empfohlen werden. Vielleicht lässt sich sogar ein Deal mit einem Hotel oder Hostel aushandeln, um einen Gruppenrabatt anzubieten.
3. Die Trainer – bringen die Tricks und neuesten Moves mit
Eine Convention lebt von ihren Hula-Hoop-Trainern und Stars der Szene! Wer sind deine Wunsch-Trainer? Lokale Talente oder internationale Gäste? Und wie sieht es mit den Konditionen aus? Reisekosten, Unterkunft, faire Gagen – alles will bedacht werden. Auch eine abwechslungsreiche Kursauswahl ist wichtig: Technik-Workshops, Hula-Hoop-Kombinationen, On-/Off-Body-Tricks – es soll für alle Level etwas dabei sein!
4. Essen, Trinken & Energie-Nachschub
Flowen macht hungrig! Sehr hungrig! Damit niemand schlappmacht, sollte es ein gemeinsames Mittagessen, Snacks in Form von Obst, Nüssen und Schokolade sowie warme & kalte Getränke geben. Vegan, vegetarisch, glutenfrei – unterschiedliche Essenspräferenzen sollten berücksichtigt werden. Am besten mit einem lokalen Caterer zusammenarbeiten, der frische, nahrhafte und leckere Gerichte anbietet.
5. Wer hilft mit? Ein starkes Orga-Team ist Gold wert
Eine Veranstaltung lässt sich nicht alleine stemmen. Vom Check-in über die Betreuung der Trainer bis zur Technik – viele Hände machen die Arbeit leichter! Auch Freiwillige aus der Community können einbezogen werden, etwa für kleine Aufgaben wie das Auffüllen der Getränke oder das Betreuen der Verkaufsstände.
6. Rechtliches & Organisatorisches – die weniger glamouröse, aber wichtige Seite
Ohne Bürokratie geht’s leider nicht:
a) Versicherungen:
Prüfe, ob die Location eine Veranstaltungsversicherung verlangt. In vielen Fällen ist eine Haftpflichtversicherung nötig, die Schäden während des Events abdeckt. Beispiel: Wenn ein Teilnehmer bei einem Workshop stürzt und sich verletzt, schützt die Versicherung dich als Veranstalter vor finanziellen Forderungen.
b) Haftungsfragen:
Kläre im Vorfeld, wer für was haftet – sei es bei Unfällen zwischen Teilnehmern, bei Schäden durch Trainer oder in der Location selbst. Beispiel: Ein Hula-Hoop trifft versehentlich einen anderen Teilnehmer – wer trägt die Verantwortung? Haftungsausschlüsse sollten in Anmeldeformularen und Verträgen klar geregelt sein.
c) Musikrechte:
Wenn Musik gespielt wird – sei es während Workshops oder bei der Galashow – brauchst du eventuell eine Lizenz zur öffentlichen Aufführung. In Deutschland ist dafür meist die GEMA zuständig. Ohne passende Lizenz kann es schnell teuer werden.
d) Verträge:
Ob Trainer, Partner oder Dienstleister – alle Absprachen sollten schriftlich festgehalten werden. Beispiel: Ein Trainer aus dem Ausland – wer zahlt Anreise, Unterkunft, Gage? Klare Verträge schaffen hier Sicherheit.
e) Teilnehmerlisten & Datenverwaltung:
Führe Teilnehmerlisten datenschutzkonform und hole bei der Anmeldung Einverständniserklärungen zur Datenspeicherung ein. Besonders in der EU ist die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) Pflicht.
f) Genehmigungen:
Je nach Veranstaltungsort können Genehmigungen erforderlich sein – z. B. bei Events auf öffentlichem Gelände oder wenn Speisen und Getränke verkauft werden. Plane genug Zeit ein, um diese Anträge rechtzeitig einzuholen.
All diese rechtlichen und organisatorischen Schritte sind nicht besonders glamourös, aber sie sind absolut notwendig, um dein Event reibungslos und ohne rechtliche Hürden durchzuführen.
To-Do-Liste für die ersten Schritte (keine Garantie auf Vollständigkeit und abhängig von den eigenen Wünschen und Gegebenheiten):
- Datum und Location finden und buchen
- Knackingen und einprägsamen Namen für deine Hula Hoop Convention finden
- Zeitrahmen (1 Tag/ 2 oder mehrere Tage)
- Teilnehmerzahl festlegen
- Trainer anfragen und buchen
- Unterkünfte recherchieren und evtl. Hotel-Deals für Teilnehmer verhandeln
- Verpflegung organisieren (inkl. Allergien & Vorlieben)
- Helfer-Team zusammenstellen
- Versicherungen und Genehmigungen klären
- Erste-Hilfe-Plan erstellen
- Event-Struktur grob planen (Zeitplan, Workshops, Show)
- Finanzplan aufstellen (Kosten für Miete, Catering, Trainer etc.)
- Erste Ankündiungen über Social Media
Hier kannst du die hübsch gestaltete Checkliste in einer druckbaren Version herunterladen und jedes To-Do abhaken.
Wenn diese Punkte stehen, geht’s ans Feintuning – und das wird richtig spannend!
Dazu mehr im nächsten Blog.
Bis dahin kannst du dich über die nächsten Hula Hoop Veranstaltungen im Kalender von Anbelyn informieren und inspirieren lassen: https://anbelyn.de/veranstaltungen
Eine Convention zu organisieren ist aufregend, aber auch eine Menge Arbeit.
Ich bin Susanne Ennis, Virtuelle Assistentin (VA) und Co-Organisatorin von Hooping at the Sea. Ich habe Erfahurng in der Organisation und kenne die Hula-Hoop-Szene schon seit vielen Jahren sehr gut.
Falls du Unterstützung bei der Planung, Kommunikation oder den vielen kleinen Details brauchst – melde dich gern bei mir! Du findest mich unter: